Praktiskt information till förtroendevalda

Kontaktuppgifter – anmäl eller ändra kontaktuppgifter, avsluta uppdrag

Staden behöver dina kontaktuppgifter för administration i förtroendemannaregistret Troman och för att skapa ett användarkonto i Netpublicator, där du kan ta del av dina digitala sammanträdeshandlingar.
Om du har ett uppdrag i kommunfullmäktige används även uppgifterna för att skapa ett användarkonto i mötessystemet Presidium. Uppgifterna används även för administration och utbetalning av arvoden.

Förtroendevald – anmäl eller ändra kontaktuppgifter, avsluta uppdrag, e-tjänst

Avsägelse av uppdrag som förtroendevald

Om du vill avsluta ett förtroendeuppdrag ska du använda dig av vår e-tjänst.

Förtroendevald – anmäl eller ändra kontaktuppgifter, avsluta uppdrag, e-tjänst

Om du avslutar samtliga uppdrag som förtroendevald ansvarar du för att återlämna eventuell it-utrustning och passerkort som du lånat av staden. Utrustningen lämnas till it-supporten i stadshuset och passerkortet till receptionen.

Digitala kallelser och sammanträdeshandlingar

Som förtroendevald får du kallelser och sammanträdeshandlingar digitalt via Netpublicator. Du kan även läsa sammanträdeshandlingarna på stadens webbplats under Sammanträdeshandlingar.

Sammanträdeshandlingar

Passerkort och ipad

Om du behöver ett passerkort för att få tillträde till stadshusets sammanträdeslokaler eller vill låna en ipad kontaktar du din nämndsekreterare.

Om du är ny förtroendevald gör du beställning av passerkort och anmäler behov av ipad när du registrerar dina kontaktuppgifter.

Är du ny förtroendevald gör du detta val när du registrerar dina kontaktuppgifter.

Parkering

Förtroendevalda har möjlighet att nyttja de fria parkeringar som finns vid stadshuset. Vid behov finns möjlighet att få ett tillfälligt parkeringstillstånd som hämtas i stadshusets reception.

Parkeringstillstånd för stadshusets parkeringar eller garageplats beviljas endast kommunalråd och oppositionsråd. Parkeringstillstånd är avgiftsbelagt.

Parkeringstillstånd för nyttjande av garageplats efter klockan 17.00 i mån av plats beviljas ordförande och vice ordförande i nämnder. Parkeringstillståndet är avgiftsbelagt.

Arvode och ersättning

För dina uppdrag som förtroendevald har du rätt till arvode. Du kan också få ersättning för förlorad arbetsinkomst och uppkommen kostnad för barntillsyn. Arvoden och ersättningar regleras i reglementet om ekonomiska villkor för förtroendevalda, som finns under ”Styrande dokument”.

Reglementen, Styrande dokument

Hur arvoderingar går till

Sammanträdesprotokollet anger närvarande ledamöter och ersättare och utgör underlag för utbetalning av arvodena. Det är nämndsekreteraren eller administratören som administrerar arvodena i förtroendemannasystemet Troman. Arvoden betalas ut antingen samma månad eller månaden efter sammanträdet, beroende på när sammanträdet ägt rum.

Lönespecifikation

Vi erbjuder endast elektroniska lönespecifikationer som ett led i stadens digitaliseringsarbete och miljöarbete. Lidingö stad är uppkopplad mot Mina Meddelanden, en tjänst för säker digital post från myndigheter och kommuner. Tjänsten är uppkopplad mot fyra aktörer: eBoks, Digimail, Min myndighetspost och Kivra. Du kan registrera dig kostnadsfritt hos någon av dessa aktörer och därigenom få tillgång till din e-lönespecifikation.

Bank

All utbetalning sker via Swedbank. Du anmäler vilket konto du vill ha din lön insatt på, oavsett bank, genom att anmäla ditt kontonummer till Swedbanks kontoregister.

Anmäl konto till Swedbanks kontoregister, Swedbanks webbplats
Om du inte har registrerat något bankkonto skickas ersättningen i stället via utbetalningsavi. Om du kontaktar din bank med frågor om din utbetalning kan du behöva tala om att din arbetsgivare är Lidingö stad och att arbetsgivarnumret är 010186. Använder du en annan bank än Swedbank informerar du om att utbetalningen går via Swedbank.

E-post

Som förtroendevald i staden kan du behöva använda olika e-postadresser beroende på sammanhang. E-postadresser med domänen @lidingo.se ska användas när du agerar i ditt uppdrag för staden. I dag är det kommunalråd och ordförande i vissa nämnder som använder adresser med @lidingo.se.

Grundprincipen är att all inkommande och utgående e-post som hanteras via en @lidingo.se-adress är allmän handling och därmed kan begäras ut. Automatisk vidarebefordran till externa e-postsystem är inte tillåten.

Vissa handlingar omfattas dock inte av utlämnandekravet, exempelvis minnesanteckningar och meddelanden som mottagits i egenskap av privatperson. Rätten att ta del av handlingar kan också begränsas om uppgifterna omfattas av sekretess.

Efter att du har tagit emot ett e-postmeddelande ska du bedöma om det ska bevaras eller gallras. Meddelanden som innehåller känsliga uppgifter ska hanteras och förvaras på ett säkert sätt, exempelvis i ett verksamhetssystem.

Du får inte skicka känsliga personuppgifter till externa mottagare via stadens e-post. Detta gäller även e-post som skickas till partikollegor eller i privata sammanhang.

Var restriktiv med att sprida personuppgifter. En e-postadress är en personuppgift. Om du behöver skicka e-post till många mottagare ska adresserna därför läggas i fältet för hemlig kopia (Bcc).

Om du får privata meddelanden som inte har koppling till ditt uppdrag eller din tjänst ska dessa vidarebefordras till din privata e-postadress och därefter tas bort från stadens e-postsystem. Se därför till att hålla privata och tjänsterelaterade e-postkonton åtskilda.

Om du som förtroendevald får e-post till din privata adress som är av rent privat karaktär omfattas dessa meddelanden inte av offentlighetsprincipen och behöver därför inte lämnas ut. Detsamma gäller handlingar som du tar emot i egenskap av partiföreträdare, förutsatt att de saknar koppling till ditt uppdrag som förtroendevald i kommunen.

Använd inte stadens e-postadress som användarnamn i tjänster som saknar koppling till ditt uppdrag eller din tjänst, exempelvis vid näthandel, privata sociala medier, bloggar eller diskussionsforum.

Om att vara folkvald i kommun

Mer information om att vara folkvald i kommun finns på Sveriges kommuner och regioners webbplats.

Fullmäktige, styrelser och nämnder, SKR:s webbplats

Kommunens verksamheter styrs av en mängd olika lagar. Två som är bra att bekanta sig med är kommunallagen och förvaltningslagen, som du hittar på Riksdagens webbplats. Förutom lagar finns det även ett antal strategier, planer, program, policyer och andra styrdokument som anger mål och riktlinjer för kommunens arbete. För nämnder och styrelser finns reglementen, bestämmelser och delegationsordningar.