Hur ärenden avgörs

All post som kommer in diarieförs, vilket innebär att ärendet ankomststämplas. Ett ärende får ett diarienummer som används för att allmänheten ska kunna se vilka ärenden som kommit in och för att underlätta sökning av ett ärende.

Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.

Kommunens handlingar är allmänna (offentlighetsprincipen). Innan man lämnar ut en handling kan man behöva bedöma om det finns några känsliga uppgifter i dokumentet som gör att den inte kan lämnas ut. I övrigt har alla har rätt att se de handlingar som kommit in till kommunen.

När ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd måste det beredas. Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning.

Ibland behövs synpunkter från en nämnd som har specialkunskaper om ärendet. Då skickas ärendet på remiss. När alla synpunkter lämnats i ärendet går yttrandena tillbaka till handläggaren för sammanställning inför kallelsen.

Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska behandla är beredda, det vill säga att kallelsen innehåller de uppgifter/handlingar som krävs för att kunna ta beslut.

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärenden. Kallelse/föredragningslista och handlingar till sammanträden skickas digitalt till ledamöterna före sammanträdet. Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på stadens hemsida.

Sammanträdens handlingar

Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor som rör Lidingö stad. Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, var det ska byggas nya bostäder och hur mycket barnomsorgen ska kosta. Fullmäktige beslutar om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna och deras verksamheter.

De politiska besluten tas på olika nivåer beroende på ärendenas art. För ärenden där de slutliga besluten tas i kommunfullmäktige gäller beredningstvång.

Arbetsutskottet (tar egna beslut samt bereder för styrelsen). Kommunstyrelsen (tar egna beslut samt bereder för fullmäktige).

Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under, av ordföranden och en justeringsman, allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat. Efter justeringen tillkännages protokollet genom att den publiceras på kommunens officiella anslagstavla, på stadens webbsida.

Stadens anslagstavla

Tillkännagivandet är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Överklagandetiden är tre veckor och är den tid som kommuninvånarna har att överklaga.

Alla folkbokförda i en kommun har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem.

Kommunala beslut överklagas genom Laglighetsprövning eller Förvaltningsbesvär.

Den prövande instansen – förvaltningsrätten – kan bara bifalla eller avslå överklagandet. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt. Reglerna för laglighetsprövning finns i kommunallagen.

Ärenden som härrör från speciallagstiftningen kan däremot prövas både utifrån laglighets- och lämplighetssynpunkter. Dessa ärenden kan överklagas endast av den eller de som ärendet rör, om beslutet gått henne/honom emot.

Förberedande eller rent verkställande beslut går inte att överklaga enligt kommunallagen.

Varje paragraf i protokollet expedieras; protokollsutdrag eller brev skickas till dem som berörs av beslutet. Den som initierat ett ärende får svar och den eller de som ska verkställa beslutet, exempelvis avstycka mark, får också kännedom om beslutet.

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det efter ett särskilt system så att det ska bli lätt att hitta ett gammalt ärende. Även när handlingarna lagts till kommunens arkiv finns det lagar som styr. Så här uttrycks det i arkivlagen:

"En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering."

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser,

1. rätten att ta del av allmänna handlingar,

2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och

3. forskningens behov.

Arkivlagstiftningens huvudregel är förvisso att allmänna handlingar ska bevaras, men den medger ändå att information får gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens bevarandeändamål avseende rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen.